مستندسازی و مدیریت اطلاعات و آرشیو در تعیین سطح

مقدمه

مدیریت صحیح اطلاعات، یکی از ارکان اصلی نظام تعیین و ارتقاء سطح است. ثبت دقیق، نگهداری منظم و حفاظت مناسب از اطلاعات، امکان پاسخگویی، رهگیری، بازنگری و تحلیل داده‌ها را فراهم می‌کند.

اهداف مستندسازی

• ایجاد بانک اطلاعاتی
• حفاظت از سوابق
• تسهیل تصمیم‌گیری
• امکان رهگیری
• افزایش شفافیت
• پشتیبانی از ممیزی
• مدیریت دانش

انواع مستندات

• پرونده متقاضی
• فرم‌های ارزیابی
• گزارش کارشناسی
• صورتجلسات
• مصوبات
• مکاتبات
• گواهینامه‌ها
• گزارش‌های آماری

مدیریت اطلاعات

تمام اطلاعات باید در سامانه داخلی ثبت شده و دارای شناسه یکتا، تاریخ ثبت، نسخه و وضعیت اعتبار باشند.

حفاظت اطلاعات

• تعیین سطح دسترسی
• تهیه نسخه پشتیبان
• ثبت تغییرات
• حفاظت از اطلاعات
• کنترل دسترسی
• محرمانگی

بایگانی

تمامی مستندات باید بر اساس نظام طبقه‌بندی مشخص نگهداری شده و امکان بازیابی سریع آن‌ها فراهم باشد.